La organización de eventos ha evolucionado mucho en estos últimos años, ya no es suficiente tener controlado el diseño, la escaleta y la reserva del espacio. Cada vez el audiovisual está cogiendo mas peso en todos los eventos, la tecnología se vuelve imprescindible para el éxito.
Desde Iliada Films queremos ayudarte y darte las claves para comenzar a organizarlo:
Lo primero es contar con tiempo y un buen equipo interno para la fase de preparación y planificación:
1- creación del briefing
Una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
2- Marcar los objetivos
Es muy importante saber que objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cual es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.
3- invitados
4- concreción de fecha y hora
5- presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.
Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.
6- introducción a la tecnología y audiovisual
Podemos ayudarte y asesorarte en todas las acciones a realizar del evento, pero esta es nuestra especialidad y es imprescindible que cuentes con un profesional.
¿Qué se suele requerir en un evento de audiovisual que si no está bien preparado puede darnos algún que otro disgusto?
- Streaming: Actualmente uno de los objetivos de los eventos es que lleguen al máximo público posible y el streaming lo hace posible cruzando todo tipo de fronteras y haciendo que en tus eventos los puedan seguir miles de personas. Muchas veces para ampliar el público y romper la barrera del idioma, se contrata una o varias cabinas de traducción simultánea, pudiendo seguir por internet el evento en el idioma deseado.
- Fotografía: Casi todos los eventos contratan su servicio de fotógrafo, pero a veces se olvidan de algo muy importante, la iluminación de espacios o del propio photocall, esto también es clave para que nuestro reportaje luzca en redes.
- Video-resumen del evento: Tener un documento audiovisual de nuestro evento en necesario no solo para la difusión, sino como archivo e históricos de todo lo que hace la empresa al año. En estos videos, lo ideal es contratar a una empresa especializada, ya que cada vez los videos requieren más creatividad para llamar la atención, a nosotros nos gusta hacer montajes muy dinámicos a través de guiones y transiciones creativas y filmaciones con movimiento además de la introducción de entrevistas, estos detalles aportan al evento un plus de calidad.
- Sonido: En muchos casos nuestro evento requiere de altavoces, microfonía y un técnico especializado. Este es otro de los errores más comunes, porque por un lado, no se suele buscar el espacio pensando en el sonido del mismo, y por otro, para ahorrar suelen adaptarse a los medios que ya contiene la sala, muchas veces deficientes y por ello un mal sonido con cortes, interferencias o sin control de volumen, puede manchar mucho nuestro evento. Nuestra recomendación es tratar este tema desde el primer momento, nosotros siempre hacemos pruebas el día antes en el espacio y si nos lo permiten entramos a asesorar antes de coger el propio lugar para la realización del evento.
7- promoción del evento
Ahora sí, ya tenemos todo preproducido en este apartado, así que nos queda una parte muy importante, hacer trabajar a nuestro departamento de marketing o contratar este servicio. Debemos conseguir que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando.
Convoca a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram.
Como consejo es que vayas a la vez mandado algún que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento.
¡Esperamos que nuestros consejos te hayan podido servir, no dudes en consultarnos tus dudas para que tu evento sea un éxito! Estaremos encantados de asesorarte.
Realizaremos una reunión en el cual estudiaremos tu proyecto y te diremos como integrarlo al formato virtual, además estudiaremos y os comentaremos las diferentes posibilidades que existen a la hora de emitir tu evento. Juntos haremos un gran directo.
Trabajaremos juntos para preparar la escaleta y realizar el diseño de los materiales gráficos necesarios para tu evento. Desde cabeceras, rótulos de presentación, cuentas atrás… En fin, todo lo que necesitamos para que tu evento luzca y destaque entre los demás directos.
Llega la gran hora de la emisión, desde este momento tu mensaje está llegando a miles de personas en todo el planeta, sin fronteras, sin límites. Tan solo queda disfrutar y esperar los comentarios. Habremos creado una maravilla.